Przeniesienie numeru stacjonarnego do VoIP: jak zachować firmowy kontakt

Na wizytówce, stronie firmy i w telefonach stałych klientów ten sam numer może funkcjonować przez długi czas. Gdy zmienia się sposób obsługi rozmów, na przykład wraz z przejściem na telefonię internetową, jego zachowanie pomaga utrzymać ciągłość kontaktu. Można przy tym rozważyć dodatkowe rozwiązania, które ułatwiają rozmowy z nowymi klientami i porządkują komunikację w firmie.

Dotychczasowy numer w telefonii VoIP

Przeniesienie firmowego numeru do telefonii VoIP pozwala nadal korzystać z kontaktu, który klienci już znają, mimo zmiany sposobu obsługi połączeń. Ma to znaczenie, gdy numer widnieje na wizytówkach, został zapisany przez stałych klientów albo jest podany na stronie internetowej. Osoby dzwoniące mogą nadal wybierać znany im kontakt, a rozmowy przychodzące trafiają do firmy w nowym modelu telefonii.

Osobny kontakt dla działu sprzedaży ułatwia rozdzielenie rozmów handlowych od spraw kierowanych do obsługi klienta.

Rozwiązaniem jest przeniesienie numeru stacjonarnego do VoIP, które może towarzyszyć zmianie organizacji pracy z telefonem. Dla firmy oznacza to możliwość zachowania rozpoznawalnego sposobu kontaktu, a zarazem dostosowania obsługi połączeń do potrzeb zespołu. Znany numer pozostaje użytecznym kanałem rozmów z klientami, także gdy zmienia się miejsce lub sposób odbierania telefonów.

Co przygotować do rozmowy o przeniesieniu

Rozmowa o przeniesieniu jest łatwiejsza, gdy można opisać dotychczasowy sposób korzystania z telefonu i role osób obsługujących kontakt z klientami. Przydatne będą informacje o numerze, danych firmy oraz o tym, kto odbiera połączenia i jak są one kierowane. Taki obraz pomaga przedstawić potrzeby związane ze zmianą telefonii bez wchodzenia w formalne procedury.

Informacje przydatne podczas rozmowy o przeniesieniu numeru:

• Dotychczasowy numer firmowy
• Dane identyfikujące firmę
• Obecny sposób odbierania połączeń
• Osoby odpowiedzialne za kontakt z klientami

Uwzględnienie rytmu pracy ułatwia omówienie tego, jak powinny być obsługiwane rozmowy przychodzące. Inaczej może wyglądać kontakt w firmie, w której telefon odbiera jedna osoba, a inaczej tam, gdzie połączenia obsługuje kilka osób.

Wirtualny numer dla dodatkowego kontaktu

Obok głównego numeru firmowego może przydać się wirtualny numer telefonu używany w konkretnym celu. Osobny kontakt dla działu sprzedaży ułatwia rozdzielenie rozmów handlowych od spraw kierowanych do obsługi klienta. Taki numer można też podawać w materiałach promocyjnych, gdy komunikacja ma prowadzić do określonego zespołu.

Oddzielne kanały pomagają uporządkować rozmowy firmowe i rozdzielić je od prywatnych. Dają zespołowi czytelniejszy podział kontaktów, a osobom dzwoniącym ułatwiają dotarcie do właściwego obszaru działalności. Zastosowanie dodatkowego numeru zależy od tego, jakie rozmowy firma chce obsługiwać niezależnie od głównego kontaktu.

Wirtualna centrala a organizacja rozmów

Gdy telefon odbiera kilka osób lub działów, wirtualna centrala może pomóc uporządkować sposób kierowania połączeń. Wspólny numer firmowy może prowadzić do obsługi klienta albo działu sprzedaży, zależnie od potrzeb osoby dzwoniącej i organizacji pracy zespołu. Dzięki temu główny kontakt pozostaje wspólny, a zadania związane z rozmowami są rozdzielone między odpowiedzialne osoby.

Przemyślany układ połączeń uwzględnia podział obowiązków i to, kto najlepiej odpowiada na konkretne pytania klientów. W mniejszym zespole przydatny może być prosty sposób przekazywania rozmów, a w firmie z odrębnymi działami — kierowanie ich do właściwego obszaru. Takie rozwiązania uzupełniają zachowany numer i wspierają telefoniczny kontakt z nowymi oraz stałymi klientami.

Zachowanie znanego numeru stacjonarnego może iść w parze ze zmianą sposobu obsługi telefonów. Dodatkowe numery i uporządkowane kierowanie rozmów pomagają dopasować firmową komunikację do pracy zespołu oraz potrzeb klientów.